Что юрист может сделать через нотариуса до суда: 30+ инструментов для будущего спора

Судебный процесс может начаться через несколько месяцев после конфликта. За это время страницу сайта изменят, переписку удалят, помещение отремонтируют, оборудование демонтируют, дефекты товара устранят, а участники переговоров забудут существенные детали.

Поэтому доказательственную базу во многих случаях стоит формировать еще до подачи иска. Один из способов сохранить фактическую картину – обратиться к нотариусу.

Сразу разграничим два массива инструментов.

Обеспечение доказательств в строгом юридическом смысле регулируется статьями 102–103 Основ законодательства РФ о нотариате. Нотариус обеспечивает доказательства, если есть основания полагать, что позднее представить их станет невозможно или затруднительно. Закон предусматривает четыре формы: допрос свидетеля, осмотр письменных доказательств, осмотр вещественных доказательств и назначение экспертизы.

Одновременно нотариус совершает множество других действий, которые могут пригодиться при подготовке к спору: передает претензии и уведомления, удостоверяет время предъявления документа, свидетельствует подписи и копии, принимает деньги в депозит, удостоверяет корпоративные решения и сделки.

Каждый из этих инструментов решает свою задачу. Разбираем, где они могут пригодиться судебному юристу.

1. Нотариальный осмотр сайта или интернет-страницы

Содержание сайта может измениться за несколько минут. Поэтому условия оферты, описание товара, цену, рекламу, публикацию компании, сведения из интернет-каталога или другую значимую информацию имеет смысл зафиксировать тогда, когда она еще доступна.

В протоколе нотариус отражает адрес ресурса, последовательность доступа к информации и содержание страниц на момент осмотра. К протоколу могут прилагаться снимки экрана и другие материалы.

Такой инструмент пригодится в спорах о рекламе, интеллектуальных правах, качестве и характеристиках товара, условиях договора, распространении информации и многих других ситуациях.

2. Социальные сети, маркетплейсы, публичные реестры и поисковая выдача

Объектом осмотра может быть информация, размещенная на маркетплейсе, в социальной сети, интернет-каталоге, публичном реестре или поисковой системе.

Например, для спора могут иметь значение карточка товара и ее содержание на определенную дату, публикация пользователя, отзыв, комментарий, сведения о компании либо конкретный результат поисковой выдачи.

Задача юриста – заранее определить, какой факт предстоит доказать. Чем точнее сформулирован предмет фиксации, тем понятнее впоследствии будет доказательственное значение нотариального протокола.

3. Переписка в мессенджерах и социальных сетях

Telegram, WhatsApp и другие мессенджеры давно стали местом, где стороны согласовывают цену, сроки и объем работ, направляют задания, признают задолженность, обсуждают недостатки исполнения и меняют условия договоренностей.

Нотариус может зафиксировать такую переписку до ее удаления или изменения.

При подготовке осмотра стоит подумать об идентификации участников общения. Значение имеют номера телефонов, имена аккаунтов, данные профилей и другие сведения, позволяющие связать переписку с конкретными лицами.

Сама нотариальная фиксация переписки не снимает вопрос об идентификации ее участников. В практике суды принимают нотариальный протокол, когда принадлежность номеров и личности участников подтверждаются другими материалами дела. Например, в одном из споров номера телефонов были указаны непосредственно в договоре, а идентификацию участников переписки оппонент не оспаривал. В других делах переписка отклонялась, если установить принадлежность номера и полномочия участников общения не удавалось.

Поэтому готовить к осмотру стоит весь контекст, который поможет установить, кто именно вел переписку.

4. Электронная почта

По электронной почте можно зафиксировать содержание конкретного письма или всей цепочки переписки, адреса отправителя и получателя, дату и время, тему сообщения и вложения.

Это пригодится, например, когда по e-mail направлялись заявки и спецификации, согласовывались условия договора, передавался результат работ, обсуждались сроки или направлялись замечания.

Отдельное внимание также требуется идентификации адресов и их связи с участниками спора.

5. Групповые чаты

В групповом чате значение может иметь содержание сообщений и состав участников обсуждения.

При осмотре можно зафиксировать название группы, доступные данные участников, их идентификаторы, номера телефонов, даты и время сообщений, последовательность общения и доступные отметки об отправке, доставке или прочтении.

Такой массив может оказаться полезным, когда необходимо установить, кто присутствовал при обсуждении определенного вопроса, когда получил информацию и как реагировал на нее.

6. Голосовые и видеосообщения, фотографии и вложения

Значимая часть деловой коммуникации существует в формате файлов. Стороны направляют голосовые сообщения, фотографии результата работ, проекты договоров, счета, таблицы, техническую документацию и видео.

При нотариальном осмотре такие материалы могут быть зафиксированы вместе с перепиской.

Особую ценность представляет сохранение контекста: кто направил файл, когда это произошло, какое сообщение его сопровождало и какая реакция последовала со стороны адресата.

7. Удаление и редактирование сообщений

Если мессенджер или иной сервис показывает отметку о редактировании сообщения, удалении публикации либо другую доступную пользователю информацию об изменении материала, эти сведения можно зафиксировать при осмотре.

Скорость здесь имеет принципиальное значение. Нотариус фиксирует информацию, которая доступна в момент совершения нотариального действия. После полного удаления содержания восстановить его посредством обычного нотариального осмотра уже не получится.

8. Личные кабинеты и закрытые информационные системы

Значимые сведения могут находиться внутри личного кабинета, облачного хранилища, корпоративной CRM, бухгалтерской системы, программы электронного документооборота или другого закрытого ресурса.

При наличии законного доступа заявителя нотариус может осмотреть доступную информацию и описать последовательность действий, посредством которой она была получена.

Для будущего процесса имеют значение источник информации, используемое устройство, порядок авторизации и возможность установить связь системы с соответствующим лицом или организацией.

9. Электронные документы, аудио, видео и цифровые файлы

Предметом осмотра могут быть электронный документ, аудиозапись, видеозапись или иной файл.

Нотариус фиксирует непосредственно доступные ему содержание и свойства объекта, порядок доступа к нему, а при необходимости использованные технические средства.

При этом вопросы о техническом монтаже, происхождении файла, времени его создания на уровне цифровой экспертизы или изменении метаданных могут потребовать специальных знаний эксперта.

10. Договоры, расписки, акты, протоколы и другие документы

Нотариус может осмотреть письменное доказательство и зафиксировать его содержание в ситуации, когда позднее представить документ станет невозможно или затруднительно.

Это может понадобиться, например, если оригинал находится у заявителя временно, должен быть передан другому лицу либо существует риск его утраты или изменения.

11. Внешний вид документа

Иногда значение имеет физическое состояние самого документа: подписи, печати, пометки, повреждения, исправления или различия между несколькими экземплярами.

Нотариус может описать непосредственно наблюдаемые признаки и зафиксировать внешний вид документа.

Выводы о том, кем выполнена подпись, когда внесено исправление или является ли печать подлинной, относятся уже к вопросам, для разрешения которых может потребоваться экспертиза.

12. Товар и оборудование

Если товар или оборудование вскоре передадут, используют, демонтируют, отремонтируют или утилизируют, состояние объекта имеет смысл сохранить заранее.

Нотариус может зафиксировать его внешний вид, количество, комплектность, местонахождение, видимые повреждения и иные доступные непосредственному наблюдению характеристики.

Протокол может дополняться фотографиями и видеозаписью.

13. Помещение и недвижимость

Осмотр может потребоваться после залива, пожара, повреждения помещения, возникновения строительных дефектов или другого события, последствия которого вскоре будут устранены.

Если собственник начинает ремонт, первоначальную картину впоследствии восстановить будет значительно сложнее. Нотариальная фиксация позволяет сохранить состояние объекта на определенный момент.

14. Результаты выполненных работ

Нотариальный осмотр может пригодиться в спорах о строительстве, ремонте, монтаже оборудования и выполнении иных работ.

Нотариус способен зафиксировать видимые трещины, повреждения, отсутствие отдельных элементов, фактическое состояние объекта и другие внешние признаки.

Причину появления дефекта, соответствие результата техническим требованиям и стоимость его устранения определяет специалист, обладающий соответствующими знаниями.

Отсюда часто возникает связка двух инструментов: нотариальный осмотр + экспертиза.

15. Нотариальный допрос свидетеля

Показания человека можно обеспечить заранее, если есть основания полагать, что позднее получить их станет невозможно или затруднительно.

Такой вопрос может возникнуть, если свидетель уезжает на длительный срок, его состояние здоровья создает риск будущей недоступности или существуют другие объективные обстоятельства.

Перед допросом нотариус устанавливает личность свидетеля и предупреждает его об ответственности за дачу заведомо ложных показаний и отказ от дачи показаний.

Эта процедура содержит гарантии, которых нет у обычного адвокатского опроса: адвокат вправе с согласия лица получить от него сведения, однако не наделен полномочиями предупреждать опрашиваемого об уголовной ответственности за ложные свидетельские показания.

При этом одного желания заранее получить показания недостаточно. Для обеспечения доказательства необходимо обосновать, почему последующий допрос будет невозможен или затруднителен.

16. Экспертиза, назначенная нотариусом

Иногда объект необходимо исследовать еще до подачи иска.

Например, товар вскоре будет использован или уничтожен, оборудование отремонтируют, помещение восстановят, последствия аварии ликвидируют либо объект быстро меняет свои свойства.

Нотариус может назначить экспертизу в порядке обеспечения доказательств, определить вопросы и указать эксперта или экспертную организацию. Эксперт предупреждается об ответственности за заведомо ложное заключение.

Так можно исследовать качество товара, причины повреждений, техническое состояние объекта, размер ущерба и другие обстоятельства, требующие специальных знаний.

Заключение эксперта, полученное в рамках нотариальной процедуры, впоследствии оценивает суд вместе с остальными доказательствами. Поэтому уже на стадии подготовки необходимо тщательно сформулировать вопросы эксперту, определить объект исследования и соблюсти процедуру обеспечения доказательств.

7. Передача претензии или требования через нотариуса

В будущем споре нередко возникает сразу два вопроса: направлялся ли документ и что именно содержалось в отправлении.

Нотариус может передать претензию, требование, заявление или другой документ лично, по почте либо предусмотренным законом электронным способом.

Заявитель получает возможность подтвердить содержание документа, адресата, способ направления и результат передачи.

18. Уведомления и заявления

Через нотариуса можно направить уведомление об отказе от договора, сообщение о наступлении определенного обстоятельства, требование исполнить обязательство и другие юридически значимые документы.

Этот способ особенно полезен, когда правовой результат зависит от точного текста сообщения или момента его получения адресатом.

19. Приглашение на осмотр или приемку

Если сторона планирует осмотр объекта, приемку выполненных работ или фиксацию недостатков, другую сторону можно заранее пригласить через нотариуса.

В случае последующего спора появляется подтверждение того, какое мероприятие планировалось, где и когда оно должно было состояться и была ли контрагенту предоставлена возможность принять участие.

20. Приглашение на экспертизу

Аналогичным образом можно передать уведомление о месте и времени проведения исследования.

Это позволяет заранее создать доказательственный след извещения другой стороны и впоследствии снизить пространство для спора о том, была ли ей предоставлена возможность участвовать в исследовании.

21. Приглашение принять деньги, документы или имущество

Если одна сторона готова исполнить обязательство, а другая уклоняется от принятия исполнения, значение может иметь подтверждение того, что ей предлагалось прибыть для получения имущества, документов или совершения другого предусмотренного договором действия.

Содержание такого приглашения и выбранный способ исполнения следует соотносить с конкретным обязательством.

22. Удостоверение времени предъявления документа

Нотариус может подтвердить, что конкретный документ был предъявлен ему в определенное время.

Инструмент пригодится, когда необходимо подтвердить существование определенной редакции текста, материала или другого документа на конкретную дату.

Удостоверяется именно время предъявления. Достоверность всех изложенных в документе обстоятельств и его авторство такое нотариальное действие самостоятельно не подтверждает.

23. Нотариальная копия

Нотариус свидетельствует соответствие копии предъявленному документу.

Это позволяет сохранить подтвержденную копию документа, если оригинал необходимо передать другому лицу или он больше не будет находиться у стороны.

Нотариальная копия подтверждает соответствие воспроизведенного текста оригиналу, представленному нотариусу. Содержание документа, полномочия подписавших его лиц и достоверность изложенных обстоятельств оцениваются отдельно.

24. Подлинность подписи

На заявлениях, объяснениях, согласиях и других документах нотариус может засвидетельствовать подлинность подписи конкретного лица.

Это закрывает потенциальный спор о том, кем именно была совершена подпись.

Содержание самого заявления и истинность изложенных в нем фактов остаются самостоятельным предметом доказывания.

25. Перевод иностранного документа

Если в будущем процессе предстоит использовать иностранный договор, переписку, корпоративный документ или другой материал, может потребоваться нотариально оформленный перевод.

В зависимости от ситуации нотариус сам свидетельствует верность перевода либо удостоверяет подлинность подписи переводчика.

26. Равнозначность бумажного и электронного документа

Нотариус может перевести документ с бумажного носителя в электронную форму или электронный документ – в бумажную с удостоверением их равнозначности в предусмотренном законом порядке.

Такой инструмент удобен, когда юридически значимый оригинал необходимо передать в другой город, использовать в электронном документообороте или сохранить в иной форме без потери юридической силы.

Для отдельных категорий документов законом установлены исключения, поэтому возможность совершения такого действия проверяется применительно к конкретному документу.

27. Принятие документов на хранение

Оригиналы документов можно передать нотариусу на хранение.

Такой механизм может быть полезен, если для будущего спора критична сохранность оригинала в неизменном виде либо необходимо исключить риск его утраты.

Закон предусматривает также нотариальное хранение электронных документов.

28. Депозит нотариуса

Иногда должник готов заплатить, однако кредитор отсутствует, уклоняется от принятия исполнения либо существует неопределенность в том, кому именно следует передать деньги.

В предусмотренных законом случаях денежные средства или ценные бумаги можно внести в депозит нотариуса.

Для будущего процесса это имеет существенное значение: при наличии оснований, предусмотренных статьей 327 ГК РФ, такое внесение признается исполнением обязательства.

Вместо будущего спора о том, почему должник не заплатил кредитору, появляется документально оформленная попытка исполнить обязательство способом, прямо предусмотренным законом.

29. Удостоверение решения органа юридического лица

Нотариус может удостоверить факт принятия решения органом юридического лица и состав участников, присутствовавших при его принятии.

При совершении нотариального действия проверяются правоспособность юридического лица, компетенция органа, наличие кворума, полномочия участников и необходимое для принятия решения количество голосов.

Для будущего корпоративного спора это позволяет заранее зафиксировать обстоятельства, вокруг которых часто строятся требования об оспаривании решений.

При этом нотариус не проверяет соблюдение порядка подготовки к заседанию. Поэтому вопросы надлежащего созыва, направления уведомлений и выполнения иных предшествующих процедур требуют отдельного внимания юриста.

30. Корпоративные требования и уведомления

Требование о созыве собрания, уведомление участника, предложение выкупить долю и другой корпоративно значимый документ можно передать через нотариуса.

Так заранее фиксируются содержание документа, его адресат, способ направления и результат передачи.

Это особенно полезно в конфликтной ситуации, когда стороны впоследствии могут спорить о соблюдении установленной корпоративной процедуры.

31. Корпоративные сделки, соглашения, опционы и безотзывные оферты

Для ряда корпоративных сделок закон предусматривает нотариальную форму. В частности, нотариальное удостоверение широко используется при распоряжении долями ООО, оформлении опционов и безотзывных оферт.

Нотариальная процедура позволяет заранее формализовать содержание договоренностей, установить личности и полномочия сторон, проверить предусмотренные законом обстоятельства сделки и создать понятный документальный след ее совершения.

В будущем корпоративном конфликте это может существенно сузить круг спорных фактов.

32. Уведомление о залоге движимого имущества

Нотариус регистрирует уведомления о возникновении, изменении и прекращении залога движимого имущества.

Из соответствующего реестра можно получить выписку.

Для будущего спора эти сведения могут иметь значение при установлении существования залога, его приоритета, идентификации предмета залога и исследовании обстоятельств приобретения имущества третьими лицами.

33. Сведения об отмене доверенности

Из соответствующего реестра можно получить нотариальную выписку о распоряжении об отмене доверенности.

Такой документ может понадобиться в споре о полномочиях представителя и о том, действовала ли доверенность в конкретный момент.

34. Сведения из ЕГРН

В предусмотренных законом случаях через нотариуса можно получить закрытые сведения ЕГРН о правообладателе недвижимости или лице, в пользу которого зарегистрировано обременение.

Для судебного юриста такой механизм может решить практическую задачу установления надлежащего ответчика или подготовки требования, связанного с конкретным объектом недвижимости.

Основание для получения закрытых сведений необходимо подтвердить нотариусу.

35. Удостоверение факта нахождения гражданина в определенном месте

По просьбе гражданина нотариус может удостоверить факт его нахождения в определенном месте.

Для коммерческого процесса это редкий инструмент, однако в конкретной ситуации сам факт присутствия человека в определенном месте и в определенный момент может иметь доказательственное значение.

Нотариус подтверждает именно нахождение обратившегося лица в соответствующем месте.

36. Исполнительная надпись нотариуса

Исполнительная надпись относится уже к взысканию задолженности.

Для предусмотренных законом бесспорных требований она позволяет получить исполнительный документ без предварительного судебного разбирательства.

Возможность использования исполнительной надписи зависит от вида обязательства, документов, подтверждающих бесспорность требования, соблюдения сроков и других установленных законом условий.

Для договорного юриста об этом инструменте полезно помнить еще на этапе структурирования отношений: выбранная форма сделки и содержание договора могут впоследствии повлиять на доступность внесудебного взыскания.

Как выбрать подходящий инструмент

Сам факт обращения к нотариусу еще не делает доказательство бесспорным. Суд оценивает нотариальный протокол, экспертное заключение, переписку и другие материалы вместе со всей совокупностью доказательств по делу.

Поэтому начинать стоит с будущего предмета доказывания.

Какой конкретно факт потребуется подтвердить?

Если необходимо доказать содержание сайта – нужен осмотр интернет-страницы. Если важна переписка – следует заранее решить вопрос идентификации собеседников и определить, какие сообщения и вложения необходимо сохранить. Если объект вскоре изменит состояние – стоит подумать об осмотре и, при необходимости, экспертизе. Если существенны показания человека – проверить основания для их нотариального обеспечения. Если спор возможен вокруг претензии или уведомления – заранее создать доказательства содержания и направления документа.

Для собственно обеспечения доказательств действует еще один принцип: должны существовать основания полагать, что позднее представить доказательство станет невозможно или затруднительно.

Именно поэтому нотариальные инструменты особенно полезны там, где время работает против будущей доказательственной позиции:

– информация может быть удалена или изменена;

– имущество скоро изменит свое состояние;

– последствия повреждений будут устранены;

– объект исследования может исчезнуть;

– свидетель впоследствии станет недоступен;

– другая сторона может оспорить содержание направленного документа;

– требуется зафиксировать юридически значимое действие или факт на конкретную дату.

Работу с нотариусом в таких ситуациях имеет смысл включать в доказательственную стратегию еще до подачи иска.